Materi Asisten Legal & Paralegal
Sesi 5 : Senyum, Salam dan Sapa
sebagai Tugas Asisten Legal & Paralegal Saat ada calon klien datang ke kantor.
Saat melihat senyummu, Saya dapat melihat dunia (Bad English)
SENYUM, SALAM dan SAPA saat calon klien datang
Mengapa begitu penting menjalankan 3S dalam bekerja?
Budaya 3S (Senyum, Salam dan Sapa) sudah lekat dengan budaya Indonesia. Sejak jaman nenek moyang hingga saat ini, budaya 3S sudah menjadi kebiasaan yang dilakukan oleh masyarakat Indonesia sehingga masyarakat Indonesia terkenal akan budaya senyum, salam dan sapa.
3S adalah senyum salam sapa. Senyum salam sapa sudah menjadi standar operasional prosedur atau SOP perusahaan ketika melakukan pelayanan.
Walaupun menjadi suatu aturan atau ketetapan, senyum, salam, dan sapa tidak boleh dijadikan sekedar formalitas dalam menjalankan kewajiban.
3s harus menjadi budaya. Kemudian menjadi kebiasaan baik dalam memberikan pelayanan publik maupun kepada sesama rekan kerja.
Salam dan sapaan yang hangat mampu mencairkan suasana dan terasa lebih akrab.
Kehangatan dan keakraban lewat salam, senyum, dan sapa juga mampu meningkatkan semangat kerja dan meningkatkan mood.
Adapun makna 3S yaitu :
(1) Senyum merupakan ekspresi wajah yang menunjukan gerakan bibir atau kedua ujungnya. Kebanyakan orang senyum berarti menampilkan rasa kebahagiaan atau senang.
(2) Salam dapat diartikan sebagai penyataan hormat, damai, selamat kepada orang lain.
(3) Sapa adalah perkataan untuk bertegur sapa dengan orang lain.
Mari kita coba berlatih Senyum, Salam dan Sapa.
1. berdiri di depan cermin
2. tersenyum
Ada bermacam-macam senyuman, antara lain :
a. Senyum penghargaan
Banyak senyuman muncul dari perasaan positif seperti kepuasan, persetujuan, atau bahkan kebahagiaan di tengah kesedihan.
Peneliti mendeskripsikannya sebagai senyuman penghargaan (reward), karena digunakan untuk memotivasi diri sendiri atau orang lain. Senyuman penghargaan melibatkan banyak rangsangan sensorik. Otot di mulut dan pipi sama-sama diaktifkan, begitu juga otot di area mata dan alis.
b. Senyum afiliasi
Orang juga menggunakan senyum untuk meyakinkan orang lain untuk bersikap sopan, mengkomunikasikan kepercayaan, rasa memiliki, dan niat baik. Senyuman seperti ini dicirikan sebagai senyuman afiliasi karena berfungsi sebagai penghubung sosial.
Misalnya, senyuman yang lembut seringkali dianggap sebagai tanda dari kasih sayang.
Senyuman ini melibatkan tarikan bibir ke atas dan kerap memicu lesung pipi. Menurut penelitian, senyum afiliasi juga dapat mencakup penekan bibir.
c. Senyum malu
Sebuah penelitian menemukan, senyuman yang dipicu oleh rasa malu seringkali disertai dengan kepala yang miring ke bawah dengan pandangan bergeser ke kiri.
Jika seseorang merasa malu, ia mungkin akan lebih sering menyentuh wajahnya.
d. Senyum genit
Situs kencan, psikologi, dan bahkan kedokteran gigi menawarkan saran tentang cara menggunakan senyum untuk menggoda seseorang. Beberapa saran di antaranya adalah tersenyum dengan merapatkan bibir dan mengangkat alis, tersenyum sambil menundukkan kepala, serta tersenyum dengan sedikit krim atau buih kopi di bibir.
Salah satu contoh senyum genit yang bertujuan untuk menggoda menurut para psikolog adalah senyuman di lukisan Monalisa karya Leonardo da Vinci.
e. Senyum Duchenne
Senyum duchenne dikenal sebagai senyum kenikmatan sejati. Sebab, senyum ini membuat seseorang tampak dapat dipercaya, otentik, dan ramah. Senyum tersebut melibatkan mulut, pipi, dan mata secara bersamaan. Itu adalah saat seluruh wajah tampak menyala tiba-tiba. Dalam sebuah studi, peneliti mengamati intensitas senyum di foto buku tahunan perguruan tinggi. Mereka menemukan, wanita yang memiliki senyum duchenne di foto lebih cenderung menikah bahagia di kemudian hari.
f. Senyum dominasi
Terkadang, seseorang menunjukkan senyum superioritas mereka untuk menghina dan membuat orang lain merasa lemah. Mekanisme senyum tipe ini berbeda dari senyum penghargaan atau afiliatif. Senyum dominasi cenderung asimetris, yaitu satu sisi mulut terangkat, sementara satu sisi lainnya tetap pada tempatnya atau lebih ke bawah. Selain gerakan-gerakan ini, senyum dominan juga dapat mencakup lipatan bibir dan mengangkat alis untuk lebih mengekspos bagian putih mata.
g. Senyum kebohongan
Ada penelitian yang mengungkapkan pola senyum di antara orang-orang yang secara aktif berusaha menipu orang lain dalam situasi berisiko tinggi. Sebuah penelitian yang menganalisis frame demi frame dari orang-orang yang difilmkan sambil memohon kembali kembalinya anggota keluarga yang hilang, separuh dari orang-orang itu kemudian dihukum mati karena membunuh kerabatnya.
h. Senyum sedih
Para ahli di National Institutes of Health berpendapat bahwa kemampuan untuk tersenyum dan tertawa selama proses berduka melindungi Anda selama pemulihan. Para peneliti memantau ekspresi wajah orang-orang yang menjalani prosedur menyakitkan dan menemukan bahwa mereka lebih banyak tersenyum ketika ada orang yang dicintai daripada saat mereka sendirian.
i. Senyum sopan
Senyuman sopan membantu kita menjaga jarak rahasia di antara orang-orang. Misalnya, tersenyum saat pertama kali bertemu seseorang atau saat akan menyampaikan kabar buruk.
Sering kali, senyum sopan melibatkan otot mayor zygomaticus, tetapi tidak melibatkan otot orbicularis oculi. Dengan kata lain, mulut Anda tersenyum, tetapi mata Anda tidak.
j. Senyum Pan Am
Tipe senyum ini berasal dari pramugari Pan Am yang diminta untuk tetap tersenyum, meski pelanggan dan keadaan membuat mereka marah. Secara luas dianggap sebagai dipaksakan dan palsu, senyum Pan Am mungkin tampak ekstrem. Akibatnya, sudut mulut menjadi ekstra tinggi, dan lebih banyak gigi yang terbuka.
setelah mengetahui perbedaannya, kita cari yan terbaik, yang menggambarkan niat tulus kita.
3. ambil foto saat tersenyum, banyak foto,
4. bandingkan antara foto-foto tersebut,
5. minta pendapat keluarga dan teman atas foto-foto tersebut, mana yang paing baik
6. latihlah pose senyum yang paling baik, berulang kali, sampai terbiasa.
SALAM
Salam adalah cara bagi kita untuk secara sengaja mengkomunikasikan kesadaran akan kehadiran orang lain, untuk menunjukkan perhatian, dan/atau untuk menegaskan atau menyarankan jenis hubungan atau status sosial antar individu atau kelompok orang yang berhubungan satu sama lain. Seperti juga cara komunikasi lain, salam juga sangat dipengaruhi budaya dan situasi dan dapat berubah akibat status dan hubungan sosial. Salam dapat diekspresikan melalui ucapan dan gerakan, atau gabungan dari keduanya. Salam sering, tetapi tidak selalu, diikuti oleh percakapan.
Di negara kita, karena ada berbagai agama, kita harus mengenal ucapan salamnya, yakni Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh (Islam), Salam sejahtera bagi kita semua (Katolik), Shalom (Kristen), Om Swastyastu (Hindu), Namo Buddhaya (Buddha), dan Salam Kebajikan (Konghucu).
Kemudian dapat diikuti dengan waktu saat itu, misalnya selamat pagi, siang ataupun malam,
dilanjutkan dengan penyebutan jenis kelamin atau usia, misalnya bapak / pak, ibu / bu, kakak / kak, adik / dik,
Kita latih di depan cermin, kita rekam audio atau video secara berulang dan lihat hasilnya.
jika kurang pas, coba beberapa kali sampai menemukan intonasi salam yang sesuai dengan diri kita, namun usahakan jangan di buat-buat karena tidak menunjukan itikad baik kita.
SAPA
Sapa berasal dari kata siapa, yang berarti adalah perbuatan lisan kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Perkenalkan dulu diri kita
misalnya : saya, Tiarma, Asisten Legal / Paralegal di kantor ini
Lanjut dengan kalimat bantu untuk menanyakan identitas dan menanyakan keperluan :
Misalnya : mohon maaf dengan bapak/ibu/kakak/adek siapa ?
– apa ada yang bisa saya bantu ?
Jangan lupa dalam tahap ini, kita harus sudah menyiapkan atk untuk mencatat identitas dan keperluan calon klien,
karena jangan sampai kita mempertanyakan hal yang sama lebih dari sekali yang akan menimbulkan ketidaknyamanan dari calon klien,
selain itu kita juga harus menampilkan gestur kita yang ramah, bersahabat, sopan dan santun.
hal ini tentuya bisa di latih,
misalnya kita harus menatap lurus calon klien, jangan melakukan kegiatan lain,
jika saat itu kita menerima telepon atau berbicara dengan rekan kerja, segera akhiri,
tunjukan bahwa calon klien adalah hal penting yang wajib kita dahulukan, apapun hasilnya
dan saat berkomunikasi dengan calon klien kita juga harus konsentrasi, hindarkan panggilan telepon atau kegiatan lainnya.
Catatan :
Saat kita berdampingan dengan rekan kerja kita, dan rekan kerja kita sudah menyapa calon klien dan berkomunikasi dengannya, usahakan kita tidak mengganggu, dan kita segera tanggap untuk membantu misalnya dengan menjadi notulen, atau menjelaskan kepada rekan yang lain atau bos kita, jika rekan kerja kita sedang melayani calon klien.
Kegiatan Senyum Salam Sapa ini dapat kita lihat pada bank, minimarket dll